Ordonanța de urgență nr. 62/2020 pentru adoptarea unor măsuri în domeniul societăților, în vederea desfășurării reuniunilor organelor statutare

În contextul declarării de către Organizația Mondială a Sănătății a pandemiei cauzate de răspândirea noului tip de coronavirus SARS-CoV-2 și a afecțiunii cauzate de acesta, COVID-19,

având în vedere dispozițiile Decretului nr. 195/2020 privind instituirea stării de urgență pe teritoriul României, precum și ale Decretului nr. 240/2020 privind prelungirea stării de urgență pe teritoriul României,

ținând seama că după instituirea stării de urgență au fost emise, în baza art. 20 lit. n) din Ordonanța de urgență a Guvernului nr. 1/1999 privind regimul stării de asediu și regimul stării de urgență, aprobată cu modificări și completări prin Legea nr. 453/2004, cu modificările și completările ulterioare, mai multe ordonanțe militare, care au impus, gradual, măsuri de limitare a circulației persoanelor, de distanțare socială și de restrângere a condițiilor în care se pot derula acțiuni ce presupun reunirea unor grupuri de persoane,

având în vedere că, potrivit Legii societăților nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, în termen de maximum 5 luni de la data încheierii exercițiului financiar, societățile au obligația întrunirii adunării generale ordinare pentru a decide asupra unor aspecte esențiale pentru funcționarea lor, precum aprobarea situațiilor financiare anuale și stabilirea bugetului de venituri și cheltuieli, pentru analiza gestiunii consiliului de administrație și, dacă este cazul, alegerea sau revocarea membrilor consiliului de administrație ori de supraveghere ș.a.,

observând că, potrivit Legii nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, desfășurarea adunărilor generale prin corespondență este, pentru unele forme de societăți, limitată sau condiționată inclusiv de existența unor prevederi în acest sens în actul constitutiv,

întrucât statul are obligația de a lua măsuri pentru asigurarea sănătății publice a populației și, în același timp, de a asigura condițiile de manifestare a libertății economice și de a veghea la dezvoltarea economiei românești,

având în vedere că elementele mai sus prezentate constituie situații de urgență și extraordinare, a căror reglementare nu poate fi amânată,

în temeiul art. 115 alin. (4) din Constituția României, republicată,

Guvernul României adoptă prezenta ordonanță de urgență.

Art. 1. - (1) Pe durata stării de urgență, adunările generale ale acționarilor/asociaților societăților reglementate de Legea societăților nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, pot fi convocate fie prin modalitățile prevăzute la art. 117 alin. (3) din Legea societăților nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, fie prin orice mijloace de comunicare la distanță, care asigură transmiterea textului, cu condiția ca fiecare acționar/asociat să comunice/să fi comunicat în scris administratorilor/consiliului de administrație/directoratului adresa poștală sau, după caz, cea de poștă electronică, numărul de telefax ori alte coordonate la care poate primi corespondența cu societatea. Pot fi folosite în acest scop și adresele acționarilor/asociaților înscrise în registrul acționarilor/asociaților.

(2) Organul statutar care are competența de a convoca adunarea generală decide modalitatea sau combinația de modalități de convocare - prin scrisoare recomandată, prin curier, prin scrisoare transmisă pe cale electronică, la care este atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă, dacă deține, prin telefax ori prin alte mijloace de comunicare la distanță care asigură transmiterea textului. Convocarea se publică și pe pagina de internet a societății, dacă societatea deține o pagină proprie de internet, precum și, dacă este cazul, pe o pagină de internet adresată anumitor tipuri de societăți și va fi transmisă și prin poșta electronică, dacă sunt cunoscute de către societate adresele acționarilor/asociaților.

Art. 2. - (1) Informațiile și documentele vizând problemele înscrise pe ordinea de zi, inclusiv, dacă este cazul, situațiile financiare anuale, raportul anual al consiliului de administrație, respectiv raportul directoratului și cel al consiliului de supraveghere, raportul cenzorilor/auditorilor financiari, propunerea cu privire la distribuirea de dividende și situația privind dividendele distribuite parțial în cursul anului financiar se publică pe pagina de internet a societății, dacă aceasta deține o pagină proprie de internet.

(2) În cazul în care societatea nu deține o pagină proprie de internet, informațiile și documentele prevăzute la alin. (1) se transmit acționarilor/asociaților prin poșta electronică. Dacă nu este posibilă transmiterea prin poștă electronică, la cerere, copii ale acestor documente vor fi transmise acționarilor/asociaților prin poștă sau curier. Costurile pentru transmiterea documentelor și informațiilor se acoperă de către societate.

(3) Dacă este cazul, acolo unde legea prevede, ordinea de zi completată cu punctele și/sau propunerile transmise de acționari/asociați, prin orice mijloace de comunicare la distanță care asigură transmiterea textului, la adresa indicată în convocator, va fi comunicată cu îndeplinirea acelorași cerințe prevăzute pentru convocarea adunării generale.

Art. 3. - (1) Pe durata stării de urgență, adunările generale ale acționarilor/asociaților pot avea loc, chiar dacă actul constitutiv nu prevede sau interzice, și prin corespondență sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță.

(2) Organul statutar care are competența de a convoca adunarea generală va indica în convocator toate informațiile referitoare la data și ora adunării, formele de participare și modul de desfășurare a adunării generale și de acces al acționarilor/asociaților la aceasta, locul unde se transmit procurile, precum și modalitățile de exercitare a dreptului de vot.

(3) Dacă pe ordinea de zi a adunării generale a acționarilor se află aspecte care necesită vot secret conform art. 130 alin. (2) din Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, organul statutar care are competența de a convoca adunarea generală va asigura ca votul acționarilor să fie exprimat prin mijloace care nu permit deconspirarea acestuia decât acelor persoane însărcinate cu numărarea și validarea voturilor în cadrul adunării.

Art. 4. - (1) În cazul adunărilor generale ținute exclusiv prin corespondență, potrivit prezentei ordonanțe de urgență, nu se aplică regulile care implică prezența fizică a acționarilor/asociaților, prevăzute la art. 129, art. 131 alin. (1) și (2) și art. 195 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare. În acest caz, directorii și membrii consiliului de administrație sau, după caz, membrii directoratului și cei ai consiliului de supraveghere sau administratorul ori administratorii nu sunt ținuți de obligația de a participa la adunarea generală a acționarilor/asociaților.

(2) Acționarii/Asociații comunică votul prin corespondență în modalitățile indicate în convocator, și anume prin scrisoare recomandată, servicii de poștă sau curier ori prin scrisoare transmisă pe cale electronică, având încorporată, atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă, astfel încât votul să fie primit de societate până la data ținerii ședinței. Prevederile art. 5 alin. (4) se aplică în mod corespunzător.

(3) Președintele consiliului de administrație ori administratorul cu puteri de reprezentare sau, după caz, președintele directoratului ori persoana împuternicită de acesta, în cazul în care președintele sau administratorul ori președintele directoratului se află în imposibilitatea de a-și îndeplini funcția, împreună cu, acolo unde este posibil, un angajat al societății desemnat de președintele consiliului de administrație sau de administrator ori de președintele directoratului în calitate de secretar tehnic vor întocmi și vor semna un proces-verbal al adunării în care se va indica:

a) îndeplinirea formalităților de convocare conform prezentei ordonanțe de urgență;

b) decizia organului statutar care are competența de convocare a adunării generale privind organizarea adunării exclusiv prin vot prin corespondență;

c) numărul total de acționari/asociați care și-au comunicat votul, numărul total de acțiuni/părți sociale și drepturi de vot pentru care s-a exprimat în mod valabil votul prin corespondență;

d) îndeplinirea/neîndeplinirea cerințelor de cvorum, exclusiv potrivit voturilor prin corespondență;

e) hotărârile adoptate și numărul de voturi exprimate pentru fiecare opțiune de vot aferente fiecărui punct al ordinii de zi care este supus votului și, după caz, modul în care acționarii/asociații au votat asupra fiecărui punct al ordinii de zi;

f) acționarii/asociații care au votat contra unor hotărâri și au solicitat menționarea opoziției lor în procesul-verbal.

(4) Împuternicirea prevăzută la alin. (3) poate fi transmisă de președintele consiliului de administrație ori de administrator sau, după caz, de președintele directoratului prin orice mijloc de comunicare care asigură comunicarea textului.

Art. 5. - (1) Adunarea generală a acționarilor/asociaților poate fi ținută prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță, precum teleconferința sau videoconferința, cu respectarea caracterului secret al votului, dacă este cazul, și a dreptului de exercitare a votului prin corespondență.

(2) Mijloacele electronice de comunicare la distanță trebuie să îndeplinească condițiile tehnice necesare pentru a permite:

a) compatibilitatea cu cele mai uzuale tehnologii fixe sau mobile de acces, cu un număr cât mai mare de sisteme de operare și conectarea cu rețele publice fixe sau mobile de comunicații electronice;

b) identificarea participanților și participarea efectivă a acestora la ședință;

c) transmisiunea continuă și în timp real a adunării generale, înregistrarea și arhivarea acesteia;

d) comunicarea bidirecțională în timp real, astfel încât acționarii/asociații să se poată adresa de la distanță adunării generale;

e) exprimarea votului în cursul adunării generale și înregistrarea acestuia;

f) verificarea ulterioară a modului în care s-a votat în adunare.

(3) Utilizarea mijloacelor electronice poate fi condiționată numai de cerințe și constrângeri necesare pentru a asigura îndeplinirea condițiilor prevăzute la alin. (2) și proporționale realizării acestor obiective.

(4) În cazul în care acționarii/asociații participă la adunarea generală prin reprezentant, procurile în original sunt transmise sau depuse la locul indicat în convocare, prin scrisoare recomandată sau servicii de poștă ori curier, respectiv prin poșta electronică în situația procurilor semnate cu semnătură electronică extinsă, astfel încât să fie primite de societate până la data ținerii ședinței.

(5) Președintele consiliului de administrație ori administratorul cu puteri de reprezentare sau, după caz, președintele directoratului sau persoana împuternicită de acesta, în cazul în care președintele sau administratorul ori președintele directoratului se află în imposibilitatea de a-și îndeplini funcția, precum și, după caz, reprezentantul legal, împreună cu, acolo unde este posibil, un secretar ales potrivit actului constitutiv ori, în lipsă, un angajat desemnat de președintele consiliului de administrație ori de administrator sau, după caz, de președintele directoratului în calitate de secretar tehnic întocmesc un proces-verbal al adunării în care se indică:

a) îndeplinirea formalităților de convocare, potrivit prezentei ordonanțe de urgență;

b) decizia organului statutar competent să convoace adunarea privind organizarea acesteia prin mijloace electronice;

c) cvorumul de prezență la deschiderea adunării de către președinte sau reprezentant, după caz, și la adoptarea fiecărei hotărâri în adunare, cu luarea în considerare inclusiv a voturilor comunicate prin corespondență;

d) dezbaterile din adunare;

e) hotărârile adoptate și numărul de voturi exprimate pentru fiecare opțiune de vot a fiecărui punct al ordinii de zi care este supus votului și, după caz, modul în care acționarii/asociații au votat asupra fiecărui punct al ordinii de zi;

f) acționarii/asociații care au votat contra unor hotărâri și au solicitat să se menționeze aceasta în procesul-verbal al adunării.

Art. 6. - Președintele consiliului de administrație sau administratorul cu puteri de reprezentare ori președintele directoratului sau, după caz, persoana împuternicită de acesta, în cazul în care președintele sau administratorul ori președintele directoratului se află în imposibilitatea de a-și îndeplini funcția, vor întocmi și vor semna cu semnătură olografă sau cu semnătură electronică extinsă hotărârea adunării generale a acționarilor/asociaților care va cuprinde toate punctele de pe ordinea de zi aprobate în cadrul adunării generale.

Art. 7. - (1) Prevederile art. 2-6 sunt aplicabile și adunărilor generale ale acționarilor/asociaților convocate anterior intrării în vigoare a prezentei ordonanțe de urgență, dar pentru care ținerea ședinței este stabilită pentru o dată ulterioară instituirii stării de urgență.

(2) În situația prevăzută la alin. (1), organul statutar care are competența de convocare a adunării generale va informa acționarii/asociații, potrivit art. 1, cu cel puțin 5 zile înainte de data fixată pentru adunare, cu privire la modul de desfășurare a adunării și la modalitățile de exercitare a dreptului de vot.

(3) Dacă există motive temeinice care țin de împrejurările excepționale ca urmare a măsurilor luate de autorități împotriva răspândirii coronavirusului SARS-CoV-2, organul statutar care are competența de convocare a adunării generale poate modifica data și/sau ora sau locul ținerii adunării, informându-i pe acționari/asociați cu cel puțin 5 zile înainte de data fixată pentru adunare, potrivit art. 1, despre noua dată și/sau oră sau noul loc de ținere a ședinței, precum și despre modalitatea de desfășurare a adunării și de exercitare a dreptului de vot. Data de referință rămâne aceeași. Buletinele de vot și procurile transmise rămân valabile, cu excepția cazului în care se transmit buletine și/sau procuri noi.

(4) Modificarea datei, orei, locului adunării sau a modalității de desfășurare și exercitare a dreptului de vot nu dă naștere obligației de a relua formalitățile de convocare și nu constituie o cauză de nulitate a hotărârii.

(5) Dacă adunarea generală a acționarilor/asociaților convocată anterior intrării în vigoare a prezentei ordonanțe de urgență nu se poate desfășura în condițiile art. 3-5 ori potrivit art. 110 alin. (2) sau art. 195 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, în acest ultim caz cu respectarea măsurilor impuse de autorități pentru prevenirea infectării cu coronavirusul SARS-CoV-2, organul statutar care are competența de convocare a adunării generale poate revoca convocarea adunării.

Art. 8. - În cazul adunărilor generale ale acționarilor/asociaților desfășurate după instituirea stării de urgență, dar înainte de intrarea în vigoare a prezentei ordonanțe de urgență, hotărârile adoptate nu pot fi anulate pentru nerespectarea modalităților de desfășurare și exercitare a dreptului de vot, dacă s-au desfășurat, cu acordul tuturor acționarilor/asociaților, în modalitățile prevăzute de prezenta ordonanță de urgență, iar dreptul de vot a fost exercitat în una dintre modalitățile prevăzute de prezenta ordonanță de urgență. Exercitarea dreptului de vot se prezumă a constitui acord pentru desfășurarea în acest mod a adunării generale a acționarilor.

Art. 9. - Prevederile art. 1-8 se aplică în mod corespunzător și adunărilor deținătorilor de obligațiuni.

Art. 10. - (1) Pe durata stării de urgență, participarea la reuniunile organelor colective de administrare, supraveghere și/sau ale directoratului societăților reglementate de Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, se poate face și prin intermediul mijloacelor de comunicare directă la distanță, indiferent de obiectul deciziei.

(2) Mijloacele de comunicare directă la distanță trebuie să îndeplinească condițiile tehnice pentru:

a) identificarea participanților;

b) participarea efectivă la reuniune a celor convocați;

c) retransmiterea deliberărilor în mod continuu.

(3) Organul statutar care are competența de convocare va alege modalitatea de participare la ședință și de exercitare a dreptului de vot, astfel încât să se asigure colegialitatea deliberării. Acesta are obligația de a-i informa pe ceilalți membri, prin orice mijloc care asigură transmiterea textului, despre modalitatea de participare la reuniune și de exercitare a dreptului de vot. Informarea se poate face direct prin convocare.

Art. 11. - (1) Prevederile prezentei ordonanțe de urgență sunt aplicabile și adunărilor generale convocate pe durata stării de urgență, dar care sunt întrunite ulterior încetării acestei stări, precum și adunărilor generale convocate și întrunite în primele 2 luni după încetarea stării de urgență.

(2) Dispozițiile alin. (1) se aplică și adunărilor deținătorilor de obligațiuni.

(3) Prevederile art. 10 se aplică și reuniunilor organelor colective de administrare, supraveghere și/sau ale directoratului care au loc în primele 30 de zile după încetarea stării de urgență.

Art. 12. - (1) Se prelungește termenul de întrunire a adunării acționarilor prevăzut la art. 111 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, până la data de 31 iulie 2020.

(2) Pe perioada prelungirii prevăzute la alin. (1), consiliul de administrație, respectiv directoratul nu este ținut de obligația de convocare a adunării generale, prevăzută la art. 15324 alin. (1) din Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare.

Art. 13. - Prevederile prezentei ordonanțe de urgență nu sunt aplicabile societăților aflate sub incidența Legii nr. 24/2017 privind emitenții de instrumente financiare și operațiuni de piață.

Art. 14. - Prevederile prezentei ordonanțe de urgență se completează cu dispozițiile Legii nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare.